सभेची तयारी कशी करावी

सामग्री

• पायऱ्या

सभा यशस्वी होण्यासाठी तयारी करणे अत्यंत आवश्यक आहे. मीटिंग्जदेखील अनेक करिअरचा एक महत्त्वाचा भाग असतो, म्हणून हा छोटासा व्यवसाय नाही!

पायऱ्या

1. स्वत: ला विचारा की ते आवश्यक आहे की नाही. आपण फक्त माहिती देण्यासाठी संमेलनाचे वेळापत्रक तयार केल्यास इतरांचा वेळ वाया घालवू नका. त्यांना मेमो पाठवा.
2. एक मत तयार करा. त्यात बैठकीची तारीख, वेळ, अजेंडा आणि स्थान समाविष्ट असले पाहिजे. ही सूचना सहभागींना पुरेसा वेळ आधी वितरित करा.
3. मागील संमेलनातल्या नोट्स जोडा. यामुळे सहभागींना त्यांना समजत नाही किंवा किंवा ज्यांच्याशी ते सहमत नाहीत त्यांना ओळखण्याची मुदत देईल.
4. मुलभूत घटक ठिकाणी ठेवा. सभा सुरू होण्यापूर्वी खुर्च्या आणि टेबल्सची व्यवस्था करा. प्रत्येकासाठी पेपर आणि पेन मिळवा. टेबलाच्या मध्यभागी पाण्याचे कॅरेफ आणि टेबलसह चष्मा घाला.
5. सत्राची घोषणा करा. याचा अर्थ असा की संमेलनाची अध्यक्षता करणारी व्यक्ती शांतता विचारत आहे जेणेकरून बैठक सुरू होऊ शकेल. संघाची तिमाही उद्दिष्टे ठरवा.दिवसाचा अजेंडा आपण या ध्येय साध्य करण्यासाठी, एका पूर्वनिर्धारित वेळेत संबोधित केलेल्या विषयांची यादी आहे. उदाहरणार्थ: १) मागील तिमाहीच्या उद्दीष्टांच्या परिस्थितीची पुनरावृत्ती (१ minutes मिनिटे), २) गोल सूचनांसाठी टूर डी टेबल (२० मिनिटे),)) 5 उद्दिष्टांची निवड (१० मिनिटे).
6. हजेरी पुस्तक पास करा. आपण सभेच्या सुरूवातीस कागदाचा तुकडा देखील वापरू शकता आणि उपस्थित असलेल्या प्रत्येकाने त्यांचे नाव आणि स्वाक्षरी वर्णन करू शकता. अहवालात ही नावे समाविष्ट केली जातील.
7. अहवालाबद्दल विचार करा. मिनिटांच्या प्रभारी सचिवांना बैठकीचे मुख्य मुद्दे वर्णन करण्यास सांगा आणि नंतर ते टाइप करा.
8. कोणालाही काही प्रश्न असल्यास अधिकृत सभेच्या शेवटी विचारा. हे संकीर्ण प्रकरण म्हणून ओळखले जाते. पुढील सभेसाठी तारीख निश्चित करा आणि औपचारिकरित्या ती पूर्ण करा.

• अजेंडा संमेलनाचे वर्णन करतो आणि एखाद्या विशिष्ट विषयाबद्दल जास्त वेळ बोलण्यापासून प्रतिबंधित करतो.
• वार्षिक सर्वसाधारण सभेत अध्यक्ष स्थापन करणे सामान्य आहे. खुर्ची बैठकीचे नेतृत्व करते, अजेंडा अनुसरण करत असल्याचे सुनिश्चित करते आणि एकावेळी फक्त एकच व्यक्ती बोलतो.
• खुर्चीची नेमणूक केली नसल्यास, या सभेत इतर कोणालाही ती भूमिका भरायला आवडेल का ते विचारा.
• अहवालासाठी जबाबदार सेक्रेटरीला हेच तत्व लागू आहे.
• पुढील मतभेद टाळण्यासाठी तंतोतंत खाते असणे महत्वाचे आहे.
• या सूचना औपचारिक बैठकीशी संबंधित आहेत.
• अगदी अनौपचारिक बैठकीच्या संदर्भातही, मीटिंगची वेळ व तारीख दर्शविणारी नोटीस प्रथम पाठवा ही चांगली कल्पना आहे. कामावर, सहभागींना अनौपचारिक बैठकीत जाण्यास सांगणे पुरेसे असू शकते.

• संमेलनाचे कामकाज सुरळीत पार पाडण्यासाठी अध्यक्ष यांचेकडे एक मजबूत व्यक्तिमत्व असणे आवश्यक आहे.