प्रात्यक्षिक कसे आयोजित करावे

सामग्री

• पायऱ्या
• भाग 1 आगाऊ महिने तयार करा
• भाग 2 दोन आठवड्यांपूर्वी आयोजित करा
• भाग 3 कार्यक्रमाच्या 24 तास आधी
• भाग 4 कार्यक्रम चालू व्यवस्थापकीय

आपण कदाचित विचार करा की एखादा कार्यक्रम आयोजित करणे एक जबरदस्त काम आहे. आपल्याकडे संघटना किंवा योजनेची भावना नसेल तर ही बाब असू शकते. परंतु निश्चिंत रहा, कारण आम्ही तयारीच्या दिवसापासून, कार्यक्रमाच्या दिवसापर्यत काही महिन्यांपर्यंत टिकून राहण्याचे कसे करायचे ते एकत्र पाहू.

पायऱ्या

भाग 1 आगाऊ महिने तयार करा

1. 
   

   
   कार्यक्रमाचे ऑब्जेक्ट परिभाषित करा. एक किंवा दोन मुख्य वाक्प्रचार आपल्याला आपल्या कार्यक्रमाचा हेतू स्पष्टपणे परिभाषित करण्यास आणि त्यास संदर्भात ठेवण्यास मदत करतात. आपल्या समुदायाच्या सदस्यांना प्रशिक्षण देण्याचा आपला हेतू आहे? आपण आपल्या प्रकल्पांपैकी काहींना वित्तपुरवठा करण्यासाठी देणगीदारांना पटवून देण्याचा प्रयत्न करीत आहात? आपण काही लोकांना किंवा लोकांच्या गटाचा सन्मान करू इच्छिता? आपल्या कृतीची व्याप्ती कमी करण्यासाठी प्रयत्न करा. आपण काय करीत आहात, याची पर्वा न करता, शिक्षित करा, मन वळवणे किंवा सन्मान इ., या प्रश्नाचे उत्तर द्या: का आपण हा कार्यक्रम आयोजित करणार आहात?
   • मिशन स्टेटमेंट म्हणून घ्या. यशाची आपली चौकट आपल्याला काय करायचे आहे हे जेव्हा आपल्याला स्पष्टपणे कळेल तेव्हा आपण कार्य करणे सोपे होईल!

2. 
   

   
   
   
   लक्ष्य ठेवा. आपण काय साध्य करू इच्छिता? नक्की ? सहभागींची संख्या किती असेल किंवा कार्यक्रम होईल जरी नाही तर आपणास या कार्यक्रमातून बाहेर यायला काय हवे आहे? 5 लोक जे आपल्या संस्थेच्या एका नवीन घटकाकडे पाठ फिरवित आहेत? € 1,000 चा संग्रह? मानसिकतेत बदल? उत्साही प्रेक्षक?
   • आपल्या कार्यक्रमाच्या संस्थेद्वारे आपण साध्य करू इच्छित असलेल्या पहिल्या तीन गोष्टी ओळखा आणि त्या घडवून आणण्यावर लक्ष केंद्रित करा. आपल्याकडे आर्थिक लक्ष्य, सामाजिक लक्ष्य आणि वैयक्तिक लक्ष्य असू शकते. हे फक्त आपल्यावर अवलंबून आहे!

3. 
   

   
   स्वयंसेवक एकत्र करा. आपल्याला वेगवेगळ्या कौशल्यांसह एक चांगली टीम आवश्यक आहे. आपले स्वयंसेवक आपल्याला विविध मार्गांनी मदत करू शकतात, जसे की प्रोग्राम तयार करणे, आमंत्रणे आणि पोस्टर्स, किंवा सहभागी होस्ट करणे आणि कार्यक्रमाच्या नंतर व्यवस्था करणे. दुस words्या शब्दांत, ते आपल्याला कार्य करण्यास मदत करू शकतात. आणि जर आपण हे करू शकता तर स्वयंसेवक असू शकता ज्यात आपण मोजू शकता!
   • व्यवस्थापक आणि आपल्या कार्यसंघांचे सदस्य आपल्या कामाच्या वेळापत्रकांचा आदर करतात याची खात्री करा. सहयोग बर्‍याच गोष्टी सुलभ करते. जेव्हा आपण त्यांना कर्ज द्यावयास सांगता तेव्हा सुरुवातीपासूनच त्यांच्या अपेक्षा आणि त्यांच्या गुंतवणूकीबद्दल स्पष्ट व्हा.
   • आपण स्वयंसेवक घेऊ शकत नसल्यास एक संघ नियुक्त करा! हे सर्व आपण आयोजित करत असलेल्या कार्यक्रमाच्या स्वरूपावर अवलंबून आहे. आपल्या कार्यक्रमाच्या होस्ट साइटचे व्यवस्थापक आपल्या विल्हेवाटात एक कार्यसंघ ठेवू शकतात, अन्यथा आपण तात्पुरत्या कार्य एजन्सीद्वारे जाऊ शकता.

4. 
   

   
   
   
   बजेट तयार करा. आपण आपल्या बजेटमध्ये सर्व संभाव्य खर्च, महसूल, देणग्या आणि अनपेक्षित खर्च समाविष्ट करणे आवश्यक आहे. आपण बजेट न केल्यास, आपण आपल्या हातात बिले एकत्रित कराल, रिक्त पाकीट आणि नवीनतम समस्येची कल्पना नाही. कार्यक्रमाच्या दिवशी आश्चर्य टाळण्यासाठी प्रारंभापासून वास्तववादी बना.
   • आपली किंमत कमी करण्याचे मार्ग पहा. आपण विनामूल्य काम करणार्या स्वयंसेवकांची भरती करू शकता? आपण आपल्या एखाद्या मित्राच्या घरासारख्या स्वस्त घर साइटची निवड करू शकता? लक्षात ठेवा की एक सोपा परंतु यशस्वी सामना त्याच्या मार्गावर असलेल्या इव्हेंटपेक्षा अधिक प्रभावी आहे, परंतु तो फियास्कोमध्ये बदलला.

5. 
   

   
   कुठे आणि केव्हा निर्णय घ्या. ती गोष्ट आहे सर्वात महत्वाचे करण्यापूर्वी, जेव्हा आपल्या इव्हेंटमध्ये येतो तेव्हा.कोणती जागा आहे आणि कोणती तारीख आहे ज्यामुळे एखाद्याने असे म्हणू शकेल: "हो, मी ते पाहेन! प्रत्येकजण मोकळा असेल तेव्हा, सहज प्रवेश करण्यायोग्य जागा आणि आपल्या आवाक्यात असे काहीतरी निवडा!
   • आपल्या क्षेत्रातील कार्यक्रमांचे कॅलेंडर तपासा आणि आपल्या प्रेक्षकांना निश्चित करा. जर तुम्ही घरी वेळ घालविणा people्या लोकांना लक्ष्य करीत असाल तर, तुमच्या सभेत शेजारच्या दिवसात, संमेलनाचे आयोजन करण्याचा उत्तम पर्याय म्हणजे कदाचित मुलांची काळजी घ्या. परंतु आपण विद्यार्थ्यांना लक्ष्य करीत असल्यास रात्रीच्या वेळी आपली सभा शहराच्या मध्यभागी ठेवणे चांगले. आपण हे करू शकत असल्यास, आपल्या प्रेक्षकांकडे जा आधीच सापडलेले.
   • नक्कीच, काही प्रकरणांमध्ये आपल्याला आपली साइट बुक करण्यास भाग पाडले जाईल. आपण शक्य तितक्या लवकर वापरेल त्या ठिकाणच्या प्रभारी व्यक्तीशी संपर्क साधा. विसरू नका की तो कदाचित तुमच्याइतकाच व्यस्त आहे!

6. 
   

   
   रसद विचार करा. आपल्याला प्रत्येक गोष्टीसाठी रसदांची आवश्यकता आहे. पार्किंगची शक्यता काय असेल? अपंग लोकांसाठी प्रवेश करण्याचे साधन काय आहेत? आपल्या भेटीच्या जागेच्या आकारावर अवलंबून आपण काय करू शकता? आपल्याला कोणत्या उपकरणांची आवश्यकता असेल? पेय, बॅज, ब्रोशर यासारख्या कोणत्या अतिरिक्त वस्तूंसाठी आपल्याला आवश्यक असेल आणि अतिरिक्त खर्चाची आवश्यकता असेल? कार्यक्रम सहजतेने चालण्यासाठी आपल्याला किती लोकांना आवश्यक आहे?
   • आपल्या कार्यसंघासह या सर्व समस्यांचा विचार करा आणि समस्येच्या सर्व पैलूंवर चर्चा करा. आपण काही अप्रत्याशित घटनांची अपेक्षा करुन त्या टाळू शकता? तेथे उपस्थित राहण्यासाठी विशेष अतिथी आहेत का? आपण अपवाद करावे लागेल?

7. 
   

   
   विपणन आणि जाहिरातींविषयी विचार करा. आपण त्यावर असतांना पोस्टर बनवा. यात कार्यक्रमाची तारीख, ठिकाण, वेळ, अतिथीचे नाव, शीर्षक आणि थीम किंवा कार्यक्रमाचा नारा असणे आवश्यक आहे. आपण अद्याप प्राथमिक टप्प्यात असल्याने आपण या तपशीलांची पूर्तता करण्यासाठी आपला वेळ घेऊ शकता. तथापि, आपल्या संस्थेचे सर्वसमावेशक दृष्य पाहण्यासाठी तात्पुरते रेकॉर्ड करणे मनोरंजक आहे!
   • माहिती प्रसारित करण्याच्या इतर मार्गांवर देखील विचार करा. आयएनजी? एक मेलिंग? फेसबुक, किंवा अर्ध्या डझन इतर इव्हेंट वेबसाइट्स (थोड्या वेळाने अधिक माहिती)? आपल्याला काय आवश्यक आहे आधी सहभागींना आकर्षित करण्यासाठी इव्हेंट आणि आपल्या गरजा कशा असतील साठी कार्यक्रम त्यांच्या व्याज राखण्यासाठी?

8. 
   

   
   आयोजित करा. हे बहुधा आपल्या डोक्यात सर्व काही गोंधळात टाकत आहे आणि आपल्याला कसे सुरू करावे हे माहित नाही. दीर्घ श्वास घ्या आणि एक्सेल उघडा. आपल्या कार्यक्रमाचे हंगामी कॅलेंडर तयार करा. आपल्या कल्पना आयोजित करण्यासाठी काही स्प्रेडशीट तयार करा. हे अनावश्यक वाटेल, परंतु दोन महिन्यांत आपण हे काम केल्याबद्दल स्वत: चे अभिनंदन कराल.
   • प्रत्येक क्रियेसाठी डेडलाईनचे वेळापत्रक तयार करा. आपल्या सहयोगींची नावे लिहा आणि त्यांची कार्ये आणि अंमलबजावणीचा कालावधी निर्दिष्ट करा. म्हणून आपण त्यांच्याकडे असलेल्या कोणत्याही प्रश्नांचे आयोजन आणि उत्तर देऊ शकता.

भाग 2 दोन आठवड्यांपूर्वी आयोजित करा

1. 
   

   
   सर्वकाही ठीक आहे याची खात्री करा. आपल्या कार्यक्रमाची तारीख आणि स्थान सेट करा, आपला अतिथी, आपला कर्मचारी, आपल्या कार्यक्रमाची थीम आणि घोषणा निवडा. कोणती समस्या आहेत ज्यामुळे समस्या उद्भवू शकतात? शेवटच्या क्षणी उद्भवू शकणारे प्रश्न काय आहेत? या टप्प्यावर, आपण आपले सर्व तपशील अंतिम करणे आवश्यक आहे.

2. 
   

   
   आपल्या कार्यसंघासह एकत्र व्हा. आपले कार्यसंघ सदस्य आणि व्यवस्थापकांद्वारे आपले बजेट, वेळापत्रक इ. मंजूर करा. सर्व समस्या तपासून सोडवण्याची वेळ आली आहे. आपल्या कर्मचार्‍यांना त्यांचे काय करावे हे समजले आहे? त्यांना संपूर्ण प्रक्रियेसह आरामदायक वाटते का?
   • पुन्हा एकदा, कोणत्याही संभाव्य विषयावर चर्चा करण्यासाठी आपल्या सहयोगकर्ते आणि स्वयंसेवकांसह एकत्र व्हा. कृती योजना विकसित करण्याचीही योग्य वेळ आहे.
   • आपल्या कार्यसंघाला कोणतीही अंतर्गत समस्या उद्भवणार नाही हे सुनिश्चित करा. प्रत्येक गटाच्या नेत्यांसह तसेच आपल्या स्वयंसेवकांच्या संपर्कात रहा.

3. 
   

   
   आपल्या काही सहयोगकर्त्यांना जबाबदा .्या सोपवा आणि त्यातील सर्व अनुभवांना सर्व क्रियाकलापांचे समन्वय करण्यासाठी नियुक्त करा. जर हा एक विशाल कार्यक्रम असेल तर प्रभारी एका व्यक्तीच्या देखरेखीखाली अनेक क्रियाकलापांचे समन्वय साधण्यासाठी बर्‍याच लोकांना शुल्क द्या. लक्षात ठेवा गटाच्या सदस्यांनी त्यांच्या गटनेत्यावर विश्वास ठेवला पाहिजे.
   • कार्यक्रमाच्या दिवशी, एक किंवा दोन लोकांना घटनास्थळी येताच त्यांना भेटण्यासाठी आणि अभिवादन करण्यासाठी नेमण्याचे विचार करा. तत्वतः ही रिसेप्शन समिती आहे जी सर्वांना उत्तेजन देण्यास आणि सहभागींना चांगल्या हातात येण्याची भावना देण्यास जबाबदार आहे.

4. 
   

   
   कार्यक्रमाशी संबंधित वेबसाइट अद्ययावत असल्याची खात्री करा. आपण कदाचित फेसबुकवर आहात आणि परंतु आपल्या इव्हेंटचा प्रचार करण्यासाठी आणखीही अनेक साइट वापरू शकता. आपल्याबद्दल विचार करणार्‍या 3 सर्वात महत्वाच्या साइटपैकी इव्हेंटब्राईट, इव्हिट आणि मीटअप आहेत. आपण अद्याप त्यांना ओळखत नसल्यास, आत्ताच इंटरनेटवर जा!
   • आणि नक्कीच, आपल्याकडे काही असल्यास आपली स्वतःची वेबसाइट, आपला ब्लॉग किंवा आपले फेसबुक पृष्ठ विसरू नका. आपण स्मरणपत्रे पाठवू शकता, चित्रे पोस्ट करू शकता आणि आपल्या उत्तर विनंत्या व्यवस्थापित करू शकता (आरएसव्हीपी). आपण जितके सक्रिय आहात तितकेच प्रत्येकाद्वारे आपल्या लक्षात येईल.

5. 
   

   
   प्रतिनिधींना काही क्रियाकलाप निधी आणि प्रायोजित करण्यास सांगा. पुढील दिवसांमध्ये आपल्याला बर्‍याच खर्चाचा सामना करावा लागेल आणि आपण खिशातून सर्व काही देणार नाही! खोली आणि उपकरणे भाड्याने देणे आणि कदाचित केटरर्ससारख्या स्टार्ट-अप खर्चासाठी कमीतकमी थोडे पैसे मिळवा. आपल्याला काही गोष्टी किंवा सेवांसाठी पैसे द्यावे लागतील.
   • आपल्याला आवश्यक असलेल्या सेवा प्राप्त करण्यासाठी, पुष्टीकरणासाठी आणि बिलिंगसाठी आपल्याकडे पुरेशी प्रशासकीय प्रक्रिया असल्याचे सुनिश्चित करा. आपण करत असलेल्या प्रत्येक गोष्टीचा आपण मागोवा ठेवणे आवश्यक आहे जेणेकरून आपण नंतर त्याचा संदर्भ घेऊ शकता, जेणेकरून आपण आपले स्वत: ला लवकर व्यवस्थित करावे, विशेषत: जर आपले व्यापारी भागीदार काही चूक करीत असतील तर.

6. 
   

   
   आपल्या कार्यक्रमाची जाहिरात करा. माहितीपत्रके तयार करा, जाहिराती चालवा, माध्यमांना माहिती द्या, थेट मेल करा, फोन करा, गटांना गट पाठवा आणि संभाव्य सहभागी किंवा प्रायोजकांना भेट द्या. लोकांना येण्यासाठी प्रोत्साहित करण्यासाठी आणखी काय करावे? प्रश्नांना कमी जागा आढळणारी संपूर्ण माहिती प्रसारित करण्याची काळजी घ्या. पण तरीही, आपण आपल्या प्रेक्षकांच्या कुतूहल जागे करण्यासाठी देखील पहात आहात!
   • आपले लक्ष्यित प्रेक्षक परिभाषित करा. आपण ज्येष्ठांपर्यंत पोहोचण्याचा प्रयत्न करत असल्यास, त्यांना पाठविण्यात आपला वेळ वाया घालवू नका Snapchats. आपल्या सहभागींकडून वारंवार येणार्‍या ठिकाणी जा आणि त्यांना परिचित असलेली साधने वापरा. खूप प्रवेश करण्यायोग्य बनण्याचा प्रयत्न करा आणि सामान्यपणे वागा.

7. 
   

   
   आपल्या कार्यक्रमासाठी आपल्याला आवश्यक असलेली सर्व सामग्री गोळा करा. उदाहरणार्थ, पदके, खेळ, लहान स्मृतिचिन्हे, बक्षिसे किंवा प्रमाणपत्रे. ब things्याच गोष्टी आणि गॅझेट्स आहेत ज्या एका अननुभवी डोळ्यासाठी डोळेझाक करू शकतात परंतु आपल्याला तेथे सर्व काही माहित आहे आणि त्या गोष्टी तेथे आहेत. आणि सारण्या, खुर्च्या, साउंड सिस्टम, पोस्टर्स, टेबलक्लोथ आणि या सर्व महत्वाच्या गोष्टी विसरू नका!
   • हा प्रश्न आपल्या कर्मचार्‍यांसह संपूर्ण कार्य सत्रात पात्र आहे. जोपर्यंत आपण पेन, प्रथमोपचार किट, बॅटरी, आइस्क्रीम आणि विस्तार यासारख्या 5 गोष्टी शोधत नाही तोपर्यंत याबद्दल विचार करणे थांबवू नका. आपल्याला खात्री करुन घ्यावी लागेल की कोणत्याही किंमतीवर आपल्याकडे सर्व काही झाकलेले आहे.

8. 
   

   
   यासाठी स्वत: ला व्यवस्थित करा सर्व. चित्रे आणि व्हिडिओ घेण्याची व्यवस्था करा. अतिथींच्या हालचाली आयोजित करा. भोजन आणि स्वच्छता कार्यसंघाचीही व्यवस्था करा. यादी दिवसेंदिवस वाढविली जाऊ शकते, परंतु ती सामान्य आहे, कारण आपण आपला कार्यक्रम आयोजित करीत आहात!
   • अन्न आणि नाश्त्याची काळजी घ्या. अपंग लोकांसाठी इत्यादीसारख्या विशेष सुविधांचीही योजना करण्याची वेळ आली आहे. काही सहभागी शाकाहारी आहेत की त्यांना विशेष आहारविषयक गरजा आहेत का हे देखील तपासा.
   • इव्हेंट साइट योग्य प्रकारे सेट करण्यासाठी आवश्यक असलेल्या खुर्च्या, टेबल्स, सेट्स, मायक्रोफोन, स्पीकर्स, कॉम्प्युटर, लिक्विड क्रिस्टल प्रोजेक्टर (एलसीडी), पोडियम आणि सर्व उपकरणे द्या.

9. 
   

   
   संपर्क साधण्यासाठी लोकांची यादी तयार करा. आपल्याला फोन नंबर, पत्ते आणि आपल्या सर्व कर्मचार्‍यांची आवश्यकता असेल. त्याचप्रमाणे, व्हीआयपी आणि आपल्या पुरवठादारांची यादी तयार करा. जर एखाद्याने संमती दिली किंवा उशीर केला तर या याद्या उपयुक्त ठरतील.
   • समजा तुमचे केटरर्स उशीर झाले आहेत? हे कसे करावे हे आपल्याला माहिती आहे का? आपण आपली सुंदर यादी घ्या आणि आपण त्यांना कॉल द्या. त्यांना खरोखर वाटले की आपण जात आहात शोध हे 100 किलो पुअर पोर्क? बरं, काही फरक पडत नाही. आपण ती यादी फ्रांस्वाइसला द्या आणि आपण त्याला त्याच्या ट्रकसह निर्देशित पत्त्यावर जाण्यास सांगा. आणि तेच! आपल्याला काय करावे लागेल हे आता आपणास माहित आहे, एकतर ते वापरणे थांबवा किंवा आपल्या तपशीलांद्वारे संप्रेषण करून अधिक अचूक व्हा!

10. 
    

    
    आपल्या कर्मचार्‍यांसह कार्यक्रमाच्या ठिकाणी जा. फेरफटका मारा आणि पार्किंगची ठिकाणे, स्वच्छतागृहे, ग्रीन खोल्या, प्रवेशद्वार व बाहेर जाण्याची सोय काळजीपूर्वक तपासा. आपत्कालीन परिस्थितीत आपण फोटोकॉपी किंवा फोन कॉल करू आणि खरेदी करू शकता अशा जवळपासची ठिकाणे शोधा. एका शब्दात, भूभाग आपल्या खिशात म्हणून जाणून घेण्याचा प्रयत्न करा.
    • आपल्या संपर्क व्यक्तीशीही बोला. त्याला / तिला स्थान कुणापेक्षा चांगले माहित असणे आवश्यक आहे. आपल्याला माहित असणे आवश्यक आहे की एक विशिष्ट समस्या आहे? वेळ मर्यादा आहेत? ठराविक वेळी तुम्हाला दरवाजे बंद ठेवावे लागतील काय? निषेधाच्या वेळी, देव निषिद्ध, नियमित अग्निपद्धती असतील का?

भाग 3 कार्यक्रमाच्या 24 तास आधी

1. 
   

   
   शांत रहा. आपण आपल्या वाक्यांच्या शेवटी जवळजवळ पोहोचलो आहात. आपल्या कल्पना स्पष्ट ठेवणे आणि ट्रॅकवर रहाणे अत्यंत महत्वाचे आहे. तुम्ही महिने तयार केले आहेत! सर्व काही ठीक होईल. आपण शांत राहिल्यास, आपला कार्यसंघ आपल्यासारखा वागेल आणि कार्यक्रम चांगल्या परिस्थितीत होईल. शिवाय, सर्व काही खूप लवकर पूर्ण होईल!
   • गंभीरपणे, आपण आपल्या वाक्यांच्या शेवटी जवळजवळ पोहोचला आहात. आपण सर्व काही नियोजित केले आहे, आपण सर्व संभाव्य समस्यांचा विचार केला आहे. जर काही झाले तर आपण अडचणीवर मात कराल. आणि लक्षात ठेवा, कोणीही आपल्याला दोष देणार नाही. एक गोंगाट करणारा अतिथी, मध्यम अन्न, जास्त काळजी करू नका, कारण सहभागींना माहित आहे की आपण सर्वकाही नियंत्रित करू शकत नाही. तर, आराम करा, सर्व काही ठीक होईल.

2. 
   

   
   आपल्या कार्यसंघासह शेवटची तपासणी करा. आपण प्रत्येकाला कार्यक्रमाची वेळ आणि तेथे कसे जायचे ते सांगितले आहे हे सुनिश्चित करा. हा पवित्र सेवेचा दरवाजा कोठे आहे हे एकाच वेळी आपल्या सर्व कर्मचार्‍यांनी आपल्याला कार्यक्रमाच्या दिवशी विचारण्याची इच्छा नाही.
   • जरी आपल्याला प्रश्न न मिळाल्यास आपल्या कर्मचार्‍यांच्या वर्तनाचे मूल्यांकन करण्यासाठी प्रयत्न करा. ते त्यांच्या कार्याच्या वर्णनावर समाधानी आहेत? त्यांना दरम्यान गंध आहे? नसल्यास, त्यांच्याशी चर्चा करा आणि एकत्र अडचणी दूर करण्याचा प्रयत्न करा. कदाचित कोणीतरी दुसरे काहीतरी करण्यास किंवा कोणाबरोबर काम करण्यास अधिक आरामदायक असेल.

3. 
   

   
   आपल्याला प्राप्त केलेली सर्व आमंत्रणे आणि उत्तरे तपासा. अतिथींची सूची बनवा आणि उपस्थित असलेल्यांची गणना करण्यासाठी एखाद्यास शुल्क आकारा. बहुतांश घटनांमध्ये, उपस्थित लोकांची संख्या असेल विविध ज्यांनी प्रतिसाद दिला त्या लोकांचा. आपणास 50 होकारार्थी उत्तरे मिळाली असतील आणि ती 5 पूर्ण होतील किंवा 500 लोक उपस्थित. तर, आपल्यास किती प्रतिसाद मिळाला याची माहितीदेखील जाणून घ्या, अत्यंत परिस्थितीसाठी तयार रहा!
   • आपण तिथे असताना आपल्या प्रतिष्ठित पाहुण्यांना प्रसंग आठवा. "अरे हो, ते बरोबर आहे!" असे म्हणणार्‍या लोकांच्या संख्येने आपण आश्चर्यचकित व्हाल. उद्या आहे ना? आपण साधा फोन कॉल देऊन किंवा एसएमएस पाठवून निरीक्षणास टाळू शकता.

4. 
   

   
   कार्यक्रमास जा आणि सर्वकाही तयार आहे याची खात्री करा. खोली स्वच्छ आणि उपलब्ध आहे का? इलेक्ट्रॉनिक उपकरणे बसविली आहेत का? चांगल्या कामकाजाच्या चाचण्या केल्या आहेत का? आवश्यक असल्यास आपण आगाऊ उपकरणे स्थापित करू शकता? कर्मचारी तयार आहे का?
   • कार्यक्रम देखरेखीसाठी उपस्थित लोकांची संख्या पुरेशी आहे का ते तपासा. नक्कीच, अधिक लोक असणे नेहमीच चांगले. आपणास एखाद्याची त्वरित शर्यत बनू शकेल, एखाद्या पाहुण्यांचा सन्मान होऊ शकेल किंवा एखादी अप्रिय घटना घडवून आणू शकेल; किंवा कॉफी घेण्यासाठी, फक्त.

5. 
   

   
   सहभागींच्या किट तयार करा. प्रत्येक किटमध्ये पाण्याची बाटली, हलका स्नॅक, एक नोटबुक, एक पेन, एक पुस्तिका आणि आवश्यक माहिती असू शकते. आपण लहान आठवणी देखील समाविष्ट करू शकता. खरोखर हा तपशील आहे ज्यामुळे सहभागींनी हा विचार करण्यास प्रवृत्त केले की हा कार्यक्रम योग्य प्रकारे रचला गेला होता आणि तो सुव्यवस्थित केला होता. आणि ते खरोखरच विचार करतील की आपण दोघांची काळजी घ्या!
   • हे अतिथी किंवा आपले कर्मचारी किंवा दोघांसाठी राखीव असू शकते! ग्रेनोला बार आणि पेन घेणे कोणाला आवडत नाही?

6. 
   

   
   एक स्क्रिप्ट बनवा. ही यादी आहे ज्यात वेळापत्रक आणि खोलीनुसार वर्गीकृत सर्व आवश्यक माहिती आहे. महत्वाच्या कामांसाठी कालबद्ध कार्यक्रम तयार करा. फॉर्मची रचना आपल्यावर अवलंबून असते. सुलभ वाचनासाठी ते लोड न करण्याचा प्रयत्न करा.
   • आपण खरोखर निवडक आणि खूप मेहनती असल्यास, आपण स्थापित करू शकता अनेक स्क्रिप्ट. स्पीकर्स इतर स्पीकर्सची त्यांची जागा आणि वेळापत्रकांसहित यादी विचारू शकतात. आपल्या कार्यसंघाला उपकरणे, वेळापत्रक आणि साफसफाईच्या ऑपरेशनच्या नियमांची यादी पाहिजे आहे. आपल्याकडे त्यांना तयार करण्यासाठी वेळ असल्यास, या याद्या उपयुक्त ठरु शकतात.

7. 
   

   
   कार्यक्रमादरम्यान करावयाच्या कृतीची सूची तयार करा. आपण तिथे असल्यास सर्व काही तेथेच आहे, प्रत्येकजण तेथे आहे आणि अचानक आपणास कळते की कॉफी ब्रेकसाठी आपण घरी 1,200 गॉब्लेट्स विसरला आहात. आपण सर्वकाही उध्वस्त केले असते. तर, एक चेकलिस्ट बनवा आणि आपल्यास आवश्यक असलेल्या सर्व गोष्टी आपल्यासह घेऊन जा!
   • जर गोष्टी जमा होण्याकडे वळत असतील तर आपल्या कार्यसंघाच्या प्रत्येक सदस्यास एक विशिष्ट कार्य सोपवा. तर, कार्यक्रमाच्या दिवशी आपण आपला वेळ उजवीकडे व डावीकडे चालताना वाया घालवू शकणार नाही. आणखी दोन हात ओझे कमी करतात ... म्हण म्हणून आहे.

भाग 4 कार्यक्रम चालू व्यवस्थापकीय

1. 
   

   
   आपल्या कर्मचारी आणि स्वयंसेवकांसह इव्हेंट साइटवर लवकर जा. प्रत्येकजण अस्तित्त्वात आहे हे तपासा आणि इलेक्ट्रॉनिक उपकरणे योग्य प्रकारे कार्यरत असल्याचे सुनिश्चित करा. काही शेवटचे प्रश्न आहेत का? आपल्याकडे वेळ शिल्लक असल्यास, एक पेय बाहेर द्या, त्यांना प्रोत्साहनाची काही शब्द सांगा, नंतर त्यांना थांबा! आपण ते पात्र आहात. आपण तयार आहात.
   • आयोजकांनी विशिष्ट बॅज किंवा इतर चिन्ह घातला आहे हे सुनिश्चित करा, जेणेकरून आवश्यकतेनुसार सहभागी त्यांना सहज शोधू शकतील. कधीकधी थकवा घालणे पुरेसे नसते.

2. 
   

   
   सर्व काही स्थापित करा. आत आणि बाहेर आपल्याला मेलबॉक्सवर फुगे किंवा कोप corner्यात बिलबोर्ड लावायचे आहेत का? आणि दरवाजे आणि मुख्य प्रवेशद्वार हॉलबद्दल आपले काय मत आहे? जर सहभागींना एक गुंतागुंतीचा मार्ग नेव्हिगेट करावा लागला असेल तर त्यांना उत्तम मार्गदर्शनासाठी जास्तीत जास्त चिन्हे ठेवा.
   • स्वागतार्ह बॅनर आणि माहिती उपयुक्त बॅनर विसरू नका जे अत्यंत उपयुक्त आहेत. सहभागींना कार्यक्रमाचे स्थान शोधणे सुलभ बनविणे लक्षात ठेवा. हे न बोलताच जाते!
   • एक रिसेप्शन आणि नोंदणी डेस्क स्थापित करा. साइटवर आल्यानंतर, सहभागींनी स्वत: ला मार्गदर्शन करण्यासाठी त्यांना काय आवश्यक आहे हे लक्षात घ्यावे. अन्यथा, ते मंडळामध्ये फिरतील आणि अस्वस्थ वाटू शकतात.आम्ही यापूर्वी ज्या रिसेप्शन समितीबद्दल बोललो होतो ते आठवते काय? सहभागींना अभिवादन करण्यासाठी आणि त्यांच्या प्रश्नांची उत्तरे देण्यासाठी एखाद्यास प्रवेशद्वारावर ठेवा.
   • काही संगीत पोस्ट करा! यामुळे कोणतीही पेच दूर होईल ज्यायोगे मूड वाढली असेल.

3. 
   

   
   महत्वाच्या लोकांना कार्यक्रमांबद्दल माहिती आहे याची खात्री करा. जर स्पीकर उशीर झाला असेल तर आपले वेळापत्रक समायोजित करा आणि स्वारस्य असलेल्या पक्षांना माहिती द्या. जर जेवण अपेक्षेपेक्षा जास्त वेळ टिकत असेल तर आपण त्यांना प्रोग्राम बदलांसाठी सतर्क केले पाहिजे. कामांनुसार वेळापत्रकानुसार जाणे दुर्मिळ आहे, म्हणून बदल होत असताना लोकांना कळवायला विसरु नका.

4. 
   

   
   फोटो घ्या! आपण कदाचित आपल्या कार्यक्रमाच्या आठवणी ठेवू इच्छित आहात. आणि एखाद्यास कॅमेरा घेऊन फिरत असलेले पाहून उपस्थितांना आनंदित करू शकते. प्रायोजकांचे बॅनर, आपले, प्रवेशद्वार, रिसेप्शन इत्यादी विसरू नका. कदाचित आपण त्यांचा पुढच्या वर्षी वापरू शकता!
   • शक्य असल्यास या सर्व तपशीलांची काळजी घेण्यासाठी आपल्या एखाद्या मित्राला किंवा एखाद्या व्यावसायिक छायाचित्रकारास सांगा. तेथे आपल्याकडे पुरेसे आहे! परंतु आपल्याला आपल्या पाहुण्यांची काळजी घ्यावी लागेल, म्हणून एखाद्यास फोटोंची काळजी घ्यावी इ.

5. 
   

   
   स्मरणिका देऊ. आपल्या सहभागींनी आपल्या कार्यक्रमास उपस्थित राहून काहीतरी शिकले असेल आणि आपण त्यांना कशाबद्दल विचार करणे किंवा प्रश्न विचारणे किंवा कृती करण्याबद्दल विचार करणे सोडून द्यावे अशी आपली इच्छा आहे. म्हणून फ्लायर किंवा त्यांच्याबरोबर कल्पना घेऊन जाण्यासाठी काहीतरी घेऊन जा काम कार्यक्रमानंतर.
   • अभिप्रायासाठी एक मंच तयार करण्याचे लक्षात ठेवा. सहभागींना पाठपुरावा करण्याची संधी द्या, त्यांचे मत काय म्हणावे, सुधारणा सुचवा आणि पुढील कार्यक्रमासाठी त्यांच्या शुभेच्छा सामायिक करा. आणि नक्कीच, ते कसे सुलभ करू शकतात!

6. 
   

   
   स्वागत क्षेत्र स्वच्छ करा! इलेक्ट्रिक मीटर वाढवा, बॅनर घ्या, तक्त्या काढा. घटनेपूर्वी जशी जागा होती त्या ठिकाणी त्यांची मूळ स्थिती पुन्हा ठेवा. आपण खोली भाड्याने घेतल्यास आणि परत यायला आवडत असल्यास हे विशेषतः महत्वाचे आहे. मालक आपणास शुल्क आकारू शकतात जे आपण अन्यथा टाळले असते. ऑपरेशन शक्य तितके सोपे करण्यासाठी कार्ये विभाजित करा.
   • घटनास्थळावर मौल्यवान काहीही विसरलेले नाही हे तपासा आणि तसे असल्यास गमावलेली मालमत्ता सेवा सेट करा
   • त्या ठिकाणी प्रभारी व्यक्तीचे लक्ष वेधून घ्या, कार्यक्रमाच्या वेळी उद्भवू शकणारे नुकसान. प्रामाणिक आणि थेट असणे चांगले.
   • कचर्‍याची काळजी घ्या आणि आपल्या माध्यमातून कार्य करा. साफसफाईची सेवा या प्रकरणाची दखल घेईल.

7. 
   

   
   आपल्या कार्यक्रमाच्या होल्डिंगमुळे उद्भवलेल्या सर्व कार्यांची काळजी घ्या. खरं तर, हे प्रश्नातील घटनेच्या स्वरूपावर अवलंबून आहे. हे असे होऊ शकते की आपल्याकडे बरेच काही करण्याची गरज नाही, परंतु आपण आभार मानण्यासाठी लोकांची एक लांब यादी आणि व्यवस्थापित करण्यासाठी एक कृती देखील समाप्त करू शकता. येथे प्रारंभ करण्यासाठी काही कल्पना आहेत.
   • आपले सर्व कार्यसंघ सदस्य, स्वयंसेवक आणि प्रायोजकांचे आभार. आपण त्यांच्याशिवाय आपला कार्यक्रम बनवू शकत नाही!
   • आपली खाती अद्यतनित करा आणि अंतिम करा. हे कार्य शक्य तितक्या लवकर पूर्ण करणे आवश्यक आहे. समायोजित करण्यासाठी कमीतकमी तपशील असणे चांगले.
   • ज्यांनी आपल्याला मदत केली त्या सर्वांचे आभार प्रदर्शन आयोजित करा, आपल्या कर्मचार्‍यांचे कौतुक झाले पाहिजे आणि आपल्या देणगीदारांना वाटेल की त्यांनी चांगल्या कार्यात भाग घेतला आहे.
   • संबंधित लोकांना स्मरणिका किंवा माहितीपत्रके द्या.
   • प्रायोजकांना आणि लोकांना त्यांच्या पाककृतीतील वाटा संबंधित वितरित करा.
   • आपल्या वेबसाइटवर कार्यक्रमाचे फोटो पोस्ट करा.

8. 
   

   
   भविष्यात आपली संस्था सुधारण्यासाठी इव्हेंटनंतर मूल्यांकन बैठक आयोजित करा. आता आपण सर्वकाही पूर्ण केले आहे, अशा काही गोष्टी आहेत ज्या आपण वेगळ्या प्रकारे करू शकला असता? कोणत्या गोष्टी चांगल्या प्रकारे कार्य केल्या आणि कोणत्या कार्य केल्या नाहीत? आपण पुन्हा असा कार्यक्रम आयोजित करण्यास सहमती देता का? आपण काय शिकलात?
   • आपणास अभिप्राय मिळाल्यास याचा विचार करा. आपले अतिथी तसे करीत नसल्यास आपल्या कर्मचार्‍यांना ते करण्यास सांगा! त्यांना कार्यक्रमाबद्दल काय वाटते? कमीतकमी, त्यांनी स्वतःचे कौतुक केले? अर्थात त्यांच्याकडे ग्रॅनोला बार आणि पेन असल्याने ते नव्हते का?