फोनवर व्यावसायिकपणे कसे बोलायचे

सामग्री

• पायऱ्या
• भाग 1 फोनला उत्तर द्या
• भाग 2 कॉल हस्तांतरित करा
• भाग 3 कठीण कॉलचे व्यवस्थापन करणे

च्या, साइट्स मांजरे, सोशल नेटवर्क्स, सर्वांनाच त्यांचे स्थान आहे, परंतु फोन कार्यक्षेत्रात संप्रेषणाचे प्राधान्य साधन राहिले आहे. आपण एखाद्याशी फोनवर किती वेळा बोलला आणि ते किती व्यावसायिक आहेत हे लक्षात आले आहे? आपण स्वत: बद्दल असे बरेच काही बोलणार नाही याची खात्री करा. व्यावसायिकपणे फोनवर बोलणे शिका.

पायऱ्या

भाग 1 फोनला उत्तर द्या

1. 
   

   
   आपल्या हातात एक पेन्सिल आणि एक पेपर घ्या. ज्याने कॉल केला त्या व्यक्तीचे नाव तसेच त्याच्या कॉलचा वेळ आणि कारण लक्षात घेऊन आपल्या कॉलचा मागोवा ठेवा. कार्बन रहित नोटबुकवर ही माहिती नोंदविणे हा सर्वात चांगला उपाय आहे. ही सर्व माहिती त्याच ठिकाणी संग्रहित केली जाईल आणि जेव्हा कॉल आपल्यासाठी नसेल तेव्हा आपण कॉल प्राप्तकर्त्यास त्या माहितीची एक प्रत सहजपणे देऊ शकता.

2. 
   

   
   शक्य तितक्या लवकर फोनला उत्तर द्या. कोणालाही थांबायला आवडत नाही. पटकन फोन उचलून, आपण आपला संवाद प्रभावी, प्रभावी आहे की एक ग्राहक असू शकतो की आपल्या संवादकांना दाखवा. कॉलरला त्याचा कॉल महत्वाचा आहे हे तुम्ही समजून देखील द्या.

3. 
   

   
   
   
   स्वत: चा परिचय करून द्या आणि आपल्या व्यवसायाचा परिचय द्या. उदाहरणार्थ म्हणा की "पेंटिंग्स ऑफ प्रोव्हन्स कॉल केल्याबद्दल धन्यवाद, ज्युली हे साधन आहे. आपल्या कंपनीकडे अवांछित कॉलवर कडक नियम असल्यास, दुसर्‍या व्यक्तीस आपला परिचय सांगण्यास सांगा आणि त्यांनी ते स्वत: केले नाही तर ते कोणास कॉल करतात हे सांगा.

4. 
   

   
   योग्य प्रश्न विचारा. जास्तीत जास्त माहिती गोळा करा. आपण सहजपणे अवांछित कॉल ओळखाल. चौकशी केल्याचा ठसा उमटवू नका याची खबरदारी घ्या. आपले प्रश्न मशीनसारखे फसवू नका, शांतपणे बोला आणि मध्यम टोन वापरा.
   • कॉलर: "मी विल्यमशी बोलू शकतो? "
   • प्रतिसादकर्ता: "कृपया हे कोणाकडून आहे? "
   • कॉलर: "टॉम. "
   • प्रतिसादकर्ता: "तुम्ही कोठे फोन करत आहात? "
   • कॉलर: "इंग्लंड मधून. "
   • प्रतिसादकर्ता: "कृपया माझ्या व्यवसायाचे नाव माझ्यावर आहे काय? "
   • कॉलर: "हा एक वैयक्तिक कॉल आहे. "
   • प्रतिसादकर्ता: "विल्यम तुझ्या कॉलची वाट पहात आहे? "
   • अपीलकर्ता: "नाही. "
   • प्रतिसादकर्ता: "ठीक आहे, मी ते आपल्याकडे देण्याचा प्रयत्न करेन. "

5. 
   

   
   
   
   आपण ऐकत आहात असे समजू. नेहमी लक्षात ठेवा की आपल्या संस्थेमधील कोणी संभाषण ऐकू शकेल. ज्या कंपन्या इनकमिंग कॉल रेकॉर्ड करतात त्यांना सहसा पूर्व-रेकॉर्ड कॉलद्वारे कॉलर सतर्क करतात. जरी आपला कॉल रेकॉर्ड केला नसेल तरीही तो गिट्टी असल्याचे समजून, आपण आपला सर्वात व्यावसायिक आवाज वापरण्यास अधिक प्रवृत्त व्हाल. आणि कॉल आपल्या कंपनीद्वारे नोंदणीकृत असल्यास, आपणास आपला आवाज ऐकण्याची आणि आवश्यक असल्यास आपल्याला काय सुधारित करायचे आहे यावर कार्य करण्याची संधी मिळू शकेल.

भाग 2 कॉल हस्तांतरित करा

1. 
   

   
   त्याला धरून ठेवण्यापूर्वी दुसर्‍या पक्षाला सूचित करा. त्याला अडवून ठेवण्यास तयार आहे की नाही ते विचारून त्याच्या उत्तराची वाट पहा. बरेच व्यवसाय कॉलरना बर्‍याच दिवसांपासून थांबवतात. बहुतेक लोक याचा द्वेष करतात आणि त्यांचा विचार करू शकतात की ते प्रत्यक्षात जितका काळ प्रतीक्षा करीत आहेत. शक्य तितक्या लवकर कॉलचे हस्तांतरण करून, जेव्हा आपण पुन्हा कॉल सुरू करता तेव्हा रागावलेल्या वार्ताहरकडे परत जाण्याची शक्यता कमीच असते!

2. 
   

   
   प्राप्तकर्त्याला कॉल घ्यायचा आहे याची खात्री करा. जेव्हा कॉल करणारी व्यक्ती एखाद्या विशिष्ट व्यक्तीशी बोलण्यास सांगत असेल तेव्हा असे म्हणा की आपण जात आहात ते उपलब्ध आहे का ते पहा होल्ड ठेवण्यापूर्वी. मग प्राप्तकर्ता उपलब्ध आहे आणि त्याला त्या व्यक्तीशी बोलायचे आहे हे तपासा. जर अशी स्थिती नसेल तर एक घ्या.

3. 
   

   
   व्याकरणाच्या चुका टाळा. आपण करारामध्ये, व्याकरणात किंवा विवाहात कोणत्याही चुका करणार नसल्याचे सुनिश्चित करा.

4. 
   

   
   आपल्या आवाजाकडे लक्ष द्या. आपल्या आवाजाच्या स्वभावाबद्दल धन्यवाद की तुमचे संभाषणकर्ते तुमचे खरे हेतू समजतील. फोनवर किंवा वैयक्तिकरित्या, आपला टोन आपल्या शब्दांपेक्षा बरेच काही सांगेल. फोनवर व्यावसायिकपणे बोलण्याचे रहस्य म्हणजे आतून स्मित करणे!
   • कॉल सेंटरमध्ये एका मॅनेजरने प्रत्येक कर्मचा's्याच्या स्टेशनवर आरशाही लावला होता, “तुम्ही जे पाहता ते ते ऐकतात! "

5. 
   

   
   कॉलरचे नाव वापरा. शक्य तितक्या लवकर, आपल्या संपर्कास नावाने कॉल करा. हे आपले एक्सचेंज अधिक वैयक्तिक बनवेल आणि आपण ऐकत असलेल्या व्यक्तीस हे दर्शवेल: "मला माफ करा मिस्टर डुपुन्ट, परंतु श्री गिरौद सध्या उपलब्ध नाहीत. मी तुला कशासाठी मदत करू शकतो किंवा घेऊ शकतो? "

6. 
   

   
   जेव्हा आपण कॉल करता तेव्हा प्रथम स्वत: चा परिचय द्या. उदाहरणार्थ म्हणा: "येथे मेरी डे ला टूर, मी लुई मेयरशी बोलू इच्छितो. परंतु झुडूपभोवती मारहाण करू नये आणि अनावश्यक तपशीलात जाऊ नका याची खबरदारी घ्या.

7. 
   

   
   व्यावसायिक संभाषण थांबवा. आपल्या आवाजात प्रामाणिकपणे, "कॉल केल्याबद्दल धन्यवाद." म्हणा आपला दिवस चांगला जावो! "

भाग 3 कठीण कॉलचे व्यवस्थापन करणे

1. 
   

   
   सक्रियपणे ऐकायला शिका. क्लायंटशी वाद घालू नका किंवा त्याला कट करू नका. जरी ती व्यक्ती चुकीची आहे किंवा आपल्याला पुढे काय म्हणायचे आहे हे माहित असले तरीही तिच्या मनावर काय आहे ते तिला बोलू द्या. आपल्या संभाषणकर्त्याचे सक्रियपणे ऐकून, आपण त्यांच्याशी संबंध प्रस्थापित कराल आणि टोनला वाढण्यास प्रतिबंधित कराल.

2. 
   

   
   आपला आवाज कमी करा आणि समान स्वरात बोला. जर क्लायंट आवाज उठवू लागला असेल तर शांत टोन ठेवून अधिक हळू बोला. हे आपल्याला आपल्या संभाषणकर्त्यास शांत करण्यास अनुमती देईल. ग्राहकाच्या टोनचा परिणाम न झाल्याने आपण त्याला बरे होण्याची आणि शांत होण्याची संधी द्याल.

3. 
   

   
   सहानुभूती दर्शवा. हे आपल्याला आपल्या वार्तालापकासह दुवा तयार करण्यास अनुमती देईल. आपण त्याची निराशा किंवा त्याचा हक्क समजत आहात हे त्याला समजून घ्या. हे त्याला शांत करण्यासाठी पुरेसे आहे. हे आपले डोके हलवण्याच्या तोंडी समतुल्य आहे आणि हे क्लायंटला समजण्यास मदत करते.

4. 
   

   
   अस्वस्थ होण्यापासून टाळा. जर एखादा ग्राहक असभ्य असेल तर दीर्घ श्वास घ्या आणि संभाषण सुरू ठेवा जसे की काहीच झाले नाही. कारण, आपण गोष्टींची व्यवस्था कराल हे इतके उद्धट नाही आणि परिस्थिती धोकादायक देखील होऊ शकते. आपण क्लायंटला नम्रपणे याची आठवण करून द्या की आपण त्यांना मदत करण्याचा प्रयत्न करीत आहात आणि गोष्टी योग्य करण्यासाठी आपण सर्वकाही करू. बर्‍याचदा ही तणाव शांत करण्यासाठी ही साधी टीका पुरेशी ठरेल.

5. 
   

   
   मनापासून निंदनीय टीका करणे खूप टाळा. समस्येवर लक्ष केंद्रित करा आणि ग्राहकाची टीका मनापासून घेऊ नका. लक्षात ठेवा की ग्राहक आपल्याला ओळखत नाही आणि तो कंपनीचा प्रतिनिधी म्हणून फक्त निराश आणि आपल्यावर रागावलेला आहे. संभाषणास कॉलच्या विषयावर शांतपणे परत आणा आणि आपण सोडवत असलेल्या निराकरणाच्या टिप्पण्यांकडे दुर्लक्ष करा.

6. 
   

   
   आपण मनुष्याशी संवाद साधता हे विसरू नका. आमच्या सर्वांचे वाईट दिवस आहेत आणि कदाचित आपल्या वार्ताकर्त्याने आपल्या पत्नीशी भांडण केले असेल, दंड झाला असेल किंवा आठवड्यात नशिबात असेल! आम्ही सर्वजण या प्रकारच्या परिस्थितीत आहोत. आपला दिवस शांत राहून उजवीकडे ठेवून उजळण्याचा प्रयत्न करा. तुम्हालाही बरे वाटेल!