आपले कार्यालय कसे आयोजित करावे

सामग्री

• पायऱ्या
• भाग १ कार्यालय रिक्त करा
• भाग 2 कार्यालयाचे पुनर्रचना करणे
• भाग 3 कार्यक्षमतेला प्रोत्साहन देणे

जसे की बर्‍याचदा म्हटले जाते की "एक गोंधळलेला डेस्क हे विकृत मनोवृत्तीचे लक्षण आहे." स्वच्छ, संघटित कार्यक्षेत्र ठेवल्याने आपल्या उत्पादकता, फोकसवर आणि आपल्याला आवश्यक असलेल्या सर्व गोष्टी शोधण्याची क्षमता यावर अविश्वसनीय प्रभाव पडेल. आपल्या डेस्कवरील गोंधळ साफ केल्यावर आपल्या कामातील आपल्या कार्यक्षमतेमुळे आपण आश्चर्यचकित होऊ शकता. आपल्याला फक्त थोडा वेळ आवश्यक आहे, आपल्याला आवश्यक नसलेल्या गोष्टी बाहेर टाकण्याची शिस्त आणि सर्व काही योग्य आहे याची खात्री करण्यासाठी एक प्रणाली.

पायऱ्या

भाग १ कार्यालय रिक्त करा

1. शून्यावर प्रारंभ करा. आपण रिक्त कार्यालय सुरू केल्यास आपल्यास आयोजन करणे आपल्यासाठी सोपे होईल. त्यावर सर्वकाही काढा. ड्रॉर्समधून ऑब्जेक्ट्स काढा (काही असल्यास). नंतर क्रमवारी लावण्यासाठी सर्व काही वेगळ्या टेबलवर किंवा मजल्यावर ठेवा. एकदा आपण आपल्या सर्व गोष्टी कार्यालयातून काढून टाकल्या की आपण त्या कशा व्यवस्थित करू इच्छिता याची कल्पना करणे सोपे होईल.
   • डेस्कवर असलेल्या गोष्टी एकमेकांच्या मागे लावण्यासाठी आणि कोणत्या फेकून द्याव्यात हे ठरविण्यात कदाचित आपल्याला अधिक वेळ लागेल.

2. 
   

   
   ऑफिस वरून खालपर्यंत स्वच्छ करा. आपले रिक्त कार्यालय पूर्णपणे स्वच्छ केल्याचा आनंद घ्या. मल्टी-पृष्ठभाग क्लीनरसह धूळ आणि शीर्षस्थानास पुसून टाका. लाकडी डेस्कवर एन्क्रर्डर्ड डाग आणि पोलिश स्क्रॅचचा उपचार करा. एकदा आपण पूर्ण केल्यावर ते नवीनसारखे दिसेल.
   • आपण साफसफाई सुरू करण्यापूर्वी आपल्याकडे कार्यालयातून सर्व काही काढले असल्याचे सुनिश्चित करा. अन्यथा, आपल्याला बाजाराभोवती स्वच्छता करावी लागेल.

3. 
   

   
   
   
   आपण वापरत नाही अशा जुन्या गोष्टी काढून टाका. आपल्या कार्यालयातून बाहेर असलेल्या सर्व वस्तू घ्या आणि त्यास दोन ब्लॉकमध्ये विभाजित करा: एक कचरापेटीमध्ये टाकलेल्या गोष्टींसाठी आणि एक आपण ठेवू इच्छित असलेल्या गोष्टींसाठी. हलवू नका. आपल्याकडे फक्त आवश्यक वस्तू सोडल्याशिवाय शक्य तितक्या अनावश्यक गोष्टींपासून मुक्त व्हा. अशाप्रकारे, आपल्या डेस्कला स्वच्छ ठेवणे आपल्यासाठी सोपे होईल.
   • लोक बर्‍याचदा ऑब्जेक्ट्सशी संलग्न असतात जे ते वापरत नाहीत आणि त्या त्यांना वापरल्या जात नाहीत. एकदा आपण पूर्ण केल्यावर आपल्याला अधिक शांतता देण्यासाठी अनावश्यक व्यवसायाचा पराभव करा.
   • आपल्या कार्यालयाची साफसफाई करताना आपल्याला सापडलेला कचरा टाकण्यास विसरू नका. ते बर्‍याच व्याधींसाठी देखील मोजू शकतात.

   
   

   
   आपली जागा अद्यतनित करा. आपल्या डेस्कभोवती पहा आणि कालबाह्य झालेल्या सर्व गोष्टी शोधा. यामध्ये मागील वर्षातील कॅलेंडर्स, ज्यांना आपण प्रतिसाद दिला किंवा प्रतिसाद दिला नाही अशा मेल आणि जुन्या फोटोंचा देखील समावेश आहे. या ऑब्जेक्ट्सस अद्ययावत आवृत्तीसह बदला. त्यांना कचर्‍यामध्ये फेकून द्या किंवा त्यांना एका विशेष ठिकाणी ठेवा. आपल्या डेस्कवरील प्रत्येक गोष्ट नवीन आणि वापरण्यासाठी तयार असणे आवश्यक आहे.
   • भावनिक मूल्य असलेल्या गोष्टींना धरून ठेवण्याचा आपला अधिकार आहे. आपल्याकडे एखादा जुना फोटो, भेटवस्तू किंवा स्मरणिका असल्यास आपण त्यास एका सुरक्षित ठिकाणी ठेवा आणि त्यास आपल्या डेस्कवर ब्लॉक करु देऊ नका.

भाग 2 कार्यालयाचे पुनर्रचना करणे

1. 
   

   
   
   
   आपल्या कार्यालयाचा लेआउट बदला. आता आपल्या वस्तू परत डेस्कवर ठेवण्याची वेळ आली आहे, परंतु आपल्याला त्या जिथे होत्या तेथे परत ठेवण्याची गरज नाही. आपल्याकडे असलेल्या जागेचा फायदा घेण्यासाठी आपल्या कार्यालयाची पुनर्रचना करण्यासाठी नवीन मार्गांचा विचार करा. आपण कदाचित त्यांच्या जागी वस्तू ठेवण्याचा निर्णय घेऊ शकता, परंतु कार्यालयाच्या उलट बाजूस किंवा आपण त्यांच्यासाठी नवीन स्थान निवडू शकता. आपण काम करीत असताना लक्ष केंद्रित करण्यास मदत करणारी एखादी व्यवस्था विकसित करा.
   • आपल्या डेस्कवरील गोष्टींचे पुनर्रचना हा एक छोटासा बदल आहे जो आपण काम करण्यासाठी बसता तेव्हा आपल्याला एकपात्रीपणाने जाणवायला हवा आणि त्याच ठिकाणी आपल्याला नेहमी त्याच गोष्टी दिसतील.
   • चीनमध्ये, अगदी दैनंदिन जीवनाच्या वस्तूंच्या संघटनेला समर्पित एक कला आहे. हे "फेंग शुई" आहे आणि हे उपचारात्मक मानसिक परिणाम चांगले दर्शविले गेले आहेत.

2. 
   

   
   नवीन व्यवसाय भरा. आपण कागद, पेन किंवा मुख्य गहाळ आहेत? कार्यालयीन पुरवठा दुकानात जा आणि आपल्याला आवश्यक असलेली उपकरणे निवडा. एक यादी तयार करा जेणेकरून आपण काहीही विसरू नका. आपण बर्‍याच गोष्टी वापरता त्याकडे लक्ष द्या आणि पटकन संपण्याकडे कल. जेव्हा काम करण्याची वेळ येते तेव्हा आपल्याकडे आपल्याकडे आवश्यक असलेल्या सर्व गोष्टी असतील.
   • जरी आपल्या कामाच्या ठिकाणी आपल्याला आवश्यक असलेल्या सर्व कार्यालयीन वस्तू पुरविल्या गेल्या आहेत, तरीही आपल्या मालकीची काही वस्तू आपल्याकडे ठेवली पाहिजेत (उदाहरणार्थ, आपल्या पसंतीच्या पेनमुळे आपल्याला अधिक आरामदायक वाटेल).

3. 
   

   
   आपल्या व्यवसायाच्या संघटनेबद्दल विचार करा. एकदा आपल्याला आपल्या ऑफिसला देऊ इच्छित असलेल्या देखाव्याची चांगली कल्पना मिळाली की कोणतीही गडबड दूर करताना आपली उत्पादनक्षमता वाढविण्यासाठी आपला व्यवसाय तेथे सेट करा. उदाहरणार्थ, आपल्या महत्वाच्या वस्तू आणि कागदपत्रे आपल्या बोटाच्या टोकांवर ठेवत असताना आपल्या संगणकासाठी कार्यालयातील मध्यभागी राखून ठेवा. आपली नोकरी सुलभ करण्याव्यतिरिक्त, आपल्यास आपला सामान शोधण्यात वेळ घालविण्यात आपल्याला मदत करेल कारण ते तार्किकपणे संग्रहित केले जातील.
   • आपण आपल्या वस्तू कोठे पॅक कराव्यात हे सांगण्यासाठी आपली अंतर्ज्ञान सामान्यतः सर्वोत्तम मार्गदर्शक ठरेल. आपण विशिष्ट ठिकाणी काही गोष्टी शोधत असाल तर कदाचित त्या ठिकाणाहून दूर ठेवण्यासाठी ही सर्वोत्तम जागा असेल.

   
   

   
   एक छोटी शैली जोडा. आपले ध्येय एक स्वच्छ आणि संघटित कार्यालय मिळविणे आहे, परंतु याचा अर्थ असा नाही की ते कंटाळवाणे असेल. अधिक व्यक्तिमत्त्व देण्यासाठी काही सजावटीच्या टच जोडा. काही फोटो फ्रेम्स, एक छोटासा पुतळा किंवा मजेदार कॉफी कप जागा मिळवून ते अधिक गरम बनवू शकते.
   • आपण बॉक्समध्ये किंवा ऑफिसमध्ये काम करत असल्यास, कामाच्या मनःस्थितीशी लढण्यासाठी आपण काही घरगुती वस्तू आणू शकता.
   • भिंतीवर पोस्टर आणि पोस्टर हँग करा जे आपल्याला कठोर परिश्रम करण्यास प्रवृत्त करतील.

भाग 3 कार्यक्षमतेला प्रोत्साहन देणे

1. 
   

   
   आपल्या बोटांच्या टोकावर आवश्यक वस्तू ठेवा. आपणास हे समजले की आपण बर्‍याचदा एखाद्या वस्तूपर्यंत पोहोचण्यासाठी पुढे जाणे आवश्यक आहे, आपण हे सुनिश्चित करणे आवश्यक आहे की ते अधिक प्रवेशयोग्य आहे. आपण नेहमी आपल्या डेस्कवर काहीतरी पोहोचण्यासाठी करत असलेल्या हालचालींबद्दल विचार करा आणि आपल्या सामग्रीस महत्त्वपूर्णतेनुसार व्यवस्था करा. या पद्धतीचा अनुसरण केल्याने आपला व्यवसाय शोधणे आणि त्याचा वापर करणे सुलभ होईल.
   • पेन आणि पेन्सिल, कागद, नोटबुक, संप्रेषण साधने आणि डिजिटल उपकरणे खुल्या ठिकाणी किंवा कोठेतरी साठवल्या पाहिजेत जिथे आपण त्यांच्यापर्यंत सहज पोहोचू शकता.
   • पेन्सिल आणि पेन एका कपमध्ये विभक्त करा आणि त्यांना एकत्र ठेवण्यासाठी आणि जास्त जागा न घेता वापरासाठी तयार ठेवा.
   • प्रिंटरजवळ किंवा जेथे आपण आपले कागदजत्र हाताळता तेथे कागदाच्या क्लिप आणि स्टेपलर सोडा.
   • आपल्या कार्यालयाच्या गोंधळात आपली सामग्री शोधण्यासाठी लागणारा वेळ कमी करुन आपण दिवसातून एक तास कमाई करू शकता.

2. 
   

   
   आपण बर्‍याचदा आपल्या बोटांच्या टोकावर वापरत असलेले आयटम संचयित करा. आपण बर्‍याच वेळा वापरत असलेल्या अनावश्यक वस्तू ड्रॉमध्ये साठवल्या जाऊ शकतात जेणेकरून जेव्हा आपल्याला आवश्यक असेल तेव्हा आपण त्या काढून घेऊ शकता. स्थान घेणार्‍या आणि आपण बर्‍याचदा वापरत असलेल्या गोष्टींसाठी शीर्ष ड्रॉवर ठेवा, परंतु डेस्कच्या वर ठेवण्याची आवश्यकता नाही.
   • उदाहरणार्थ, आपण आपले संगणक, टॅब्लेट किंवा इतर इलेक्ट्रॉनिक उपकरणे आपले काम पूर्ण करण्यासाठी पेन किंवा कागदापेक्षा अधिक वेळा वापरत असल्याचे आपल्याला आढळेल. या प्रकरणात, आपल्या इलेक्ट्रॉनिक उपकरणांसाठी डेस्कवर खोली सोडण्यासाठी या दुय्यम सामग्री आपल्या बोटांच्या टोकावर संग्रहित करणे आवश्यक आहे.
   • आपल्याकडे बर्‍याच लहान वस्तू असल्यास आपण आपल्या ड्रॉवरसाठी स्टोअर ट्रे खरेदी करू शकता. नंतरच्या जागेत ते जुळवून घेतील आणि आपले सर्व सामान दृश्यमान आणि व्यवस्थित ठेवण्यासाठी त्यांच्याकडे वेगवेगळ्या आकाराचे कंपार्टमेन्ट्स आहेत.
   • प्रत्येक गोष्टीच्या प्राथमिकतेच्या स्थानाची स्वत: ला मानसिक यादी बनवा. आपण एखादी वस्तू बर्‍याचदा वापरत असल्यास किंवा ती आपल्या जवळ ठेवणे महत्वाचे असेल तर आपण ते आपल्या डेस्कवर ठेवू शकता. आपल्याला वेळोवेळी फक्त याची आवश्यकता असल्यास आपण ती ड्रॉवर सुरक्षितपणे ठेवू शकता. जर आपण हे क्वचितच वापरत असाल किंवा ते डेस्कवर फिट नसेल तर आपल्याला ते ठेवण्यासाठी आणखी एक जागा शोधण्याची आवश्यकता आहे.

   
   

   
   कार्यालयापासून अनावश्यक गडबड ठेवा. आपण जे काही ठेवण्याचा निर्णय घ्याल परंतु आपण नेहमी वापरत नाही ते इतरत्र साठवले पाहिजे जेणेकरून ते जमा होणार नाहीत आणि आपल्याला गडबड करु नयेत.यात आपले वैयक्तिक सामान, स्नॅक्स, पेय आणि गॅझेट समाविष्ट आहेत जे आपण केवळ क्वचित प्रसंगी वापरता. लिखित कागदपत्रे आपण एका लहान कपाटात एकत्र ठेवत असलेल्या फोल्डर्समध्ये साठवल्या पाहिजेत तर उर्वरित तळाशी ड्रॉवर किंवा इतर कपाटात आपण ते वापरणार नसल्यास साठवा. आपल्या डेस्कटॉपवर आवश्यक गोष्टी सोडून शक्य तितक्या गोष्टी टाळा.
   • आपले सामान वापरल्यानंतर साठवण्याची सवय लावण्याचा प्रयत्न करा. अन्यथा, आपण लक्ष न दिल्यास ते आपल्या डेस्कवर जमा होतील किंवा आपले ड्रॉवर लवकर भरतील.

3. 
   

   
   आपल्या कागदपत्रांसाठी मेल कार्ट वापरा. आपल्या सर्व कागदी कार्यांसह आपले कार्य सुलभ करण्यासाठी आपण मेल बास्केटमध्ये गुंतवणूक करावी. ही उथळ बहु-स्तरीय बास्केट आहेत जी आपल्याला अलीकडील कागदपत्रांसाठी एक मजला निवडण्याची परवानगी देतात आणि कागदपत्रे परत मिळण्यासाठी, तसेच अनुत्तरित मेलसाठी किंवा आपण आधीच परत आल्या आहेत. मेल बास्केट, फोल्डर्स आणि छोट्या कपाटात आपले कागदपत्रे साठवून ठेवून, आपण कागदाच्या खाली आपले डेस्क कोसळणे टाळाल.
   • एकमेकांच्या वर रचलेल्या मेल बास्केट किंवा एकाधिक बास्केट आपल्याला आपल्या डेस्कवरील कागदपत्रांद्वारे तयार केलेला गोंधळ दूर करण्यास मदत करू शकतात.
   • आपण पूर्ण केलेल्या किंवा पूर्ण करण्याची आवश्यकता असलेल्या दस्तऐवजांसाठी शॉपिंग कार्ट बुक करा, आपल्याला उत्तर देण्याची आवश्यकता असलेल्या मेलसाठी किंवा आधीपासूनच उत्तर दिले गेलेले इ.

4. 
   

   
   सामायिक कार्य क्षेत्राचे नियंत्रण ठेवा. काही लोकांना कामावर सामायिक केलेले कार्यालय किंवा सामायिक बॉक्स वापरावा लागेल किंवा कदाचित आपल्या कार्यालयात इतर डेस्कंकडे जाऊ शकेल आणि त्याऐवजी कार्यक्षेत्र शिल्लक राहील. आपण अद्याप ही सामायिक केलेली जागा नियंत्रित करण्यासाठी पावले उचलू शकता.
   • प्रथम, आपल्याकडे कोणाचे मालक आहे यावर आपल्यास स्पष्ट मर्यादा असल्याचे आपण सुनिश्चित करणे आवश्यक आहे. त्यानंतर आपण आपल्या स्वतःच्या विभागाचे संग्रहण आणि कार्यक्षमता वाढवून त्याचे आयोजन करणे सुरू करू शकता.
   • आपल्या वैयक्तिक आयटमवर एक टॅग ठेवा आणि आपण जिथे बसता तिथे त्या ठेवा. आपल्या मालकीची कागदपत्रे ओळखा आणि त्या नंतर ड्रॉवर किंवा कपाटात ठेवलेल्या वैयक्तिक बाईंडर्समध्ये ती साठवा.
   • आपण सामायिक केलेले सामान साठवण्याकरिता सामान्य जागेवर निर्णय घ्या जेणेकरून आपल्या वैयक्तिक जागी हळू हळू डिसऑर्डर येऊ नये.
   • आपले सामान ठेवण्यासाठी बॅग किंवा टॉवेल घाला. आपण सामायिक केलेल्या जागेवर काम करत असल्यास आपण डेस्क आणि ड्रॉवर आपल्याला पाहिजे तितके वस्तू आणि वस्तू ठेवण्यास सक्षम नसाल.
   • आपले सामायिक कार्यालय किंवा कामाची जागा स्वच्छ ठेवण्यासाठी नियमितपणे साठवण्याची आणि साफसफाईची सवय घ्या. मर्यादित जागेत जितके जास्त लोक केंद्रित असतात, तितका कचरा, कागद आणि डिसऑर्डर जमा होतात.

• कार्यालयावर आपले कार्यालय आयोजित करताना कमीतकमी वैयक्तिक वस्तू आणि सजावट ठेवा. आपल्या डेस्कटॉपवर आपल्याकडे जितके अधिक ऑब्जेक्ट्स आहेत तितके जास्त जागा आपल्याला अराजक आणि अव्यवस्थित वाटेल.
• आपल्या पाठीस चांगला आधार देणारी ऑफिस चेअर सापडली असल्याचे सुनिश्चित करा. आपण चांगले पवित्रा न ठेवल्यास त्याचा आपल्या आरोग्यावर आणि मूडवर परिणाम होऊ शकतो.
• आधीच काय समाप्त झाले आहे, काय समाप्त केले पाहिजे आणि आपण काय फेकून देऊ शकता हे नेहमीच जाणून घेण्यासाठी स्टोरेज सिस्टम सेट करा. त्यांच्या महत्त्व आणि प्रगतीवर आधारित प्रकल्पांचे आयोजन करा.
• कचरा कागदाची टोपली ताबडतोब आपल्या विल्हेवाट लावण्यासाठी आपल्या कार्यालयाजवळ ठेवा. आपण पुढे ढकलल्यास ते जमा होतील.
• आपल्या गोष्टी कोठे आहेत हे शोधण्यासाठी ड्रॉवर लेबले लावा म्हणजे आपल्याला जेव्हा आवश्यक असेल तेव्हा आपल्याला कुठेही दिसायला नको.
• गोंधळ व्यवस्थापित करण्यात मदत करण्यासाठी साधे स्टोरेज बॉक्स खरेदी करा आणि वापरा. कुठेतरी साठवताना आपल्याला काही वस्तू हाताशी ठेवाव्या लागतील. आपण त्यांना डेस्कच्या खाली, पुढील दरवाजाच्या किंवा दुसर्‍या खोलीत ठेवू शकता.
• आपल्याला टिंकर आवडत असल्यास, आपण अद्वितीय आणि वैयक्तिकृत सामग्रीसह आपले स्वतःचे स्टोरेज एड्स बनवण्याचा प्रयत्न करू शकता.
• आपल्याकडे दिवासाठी डेस्कवर पुरेशी जागा नसल्यास, काठावर जोडलेल्या पाइपर्सच्या जोडीसह एक खरेदी करा.
• सर्व संभाव्य विघटनापासून मुक्त व्हा. हे आपल्याला मानसिकरित्या देखील व्यवस्थित राहण्यास मदत करेल.
• आपले कागदजत्र आयोजित करण्यासाठी फाईलिंग कॅबिनेट, होल पंच आणि डिव्हिडर्स खरेदी करा.
• आपल्याकडे आपल्या डेस्कटॉपवर संगणक असल्यास आपल्या फायली संयोजित करणे आवश्यक आहे. आपण संगणक आणि लॅपटॉपच्या आतील बाजूस स्वच्छ करण्याचा देखील विचार केला पाहिजे.
• आपल्याला काही लिहायचे असेल तर नोटपैड सोपी ठेवण्याचा प्रयत्न करा.

• आपण आपल्या वस्तू कोठून ठेवल्या हे आपल्याला लक्षात आहे याची खात्री करा. आपल्याकडे बर्‍याच उपकरणे, गॅझेट किंवा फोल्डर्स आपल्या लक्षात ठेवण्याची आवश्यकता असल्यास आपण व्यवस्थापित राहण्यास मदत करण्यासाठी आपण आपल्या कार्यालयातील सर्व गोष्टींच्या स्थानाची यादी तयार करू शकता.
• आपल्या डेस्कवरील गोंधळ आपली उत्पादकता कमी करेल. सोपे जा आणि आपण आपल्या कामात अधिक कार्यक्षम व्हाल.